I vantaggi di lavorare con un software ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) è l’acronimo che sta per pianificazione delle risorse d’impresa e si tratta di un sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti per una azienda: dalle vendite alla contabilità. Viviamo in un’era in cui il costo del valore aggiunto è in percentuale sempre più importante rispetto al costo delle materie prime, vuoi per l’aumento dell’efficienza e della redditività, vuoi per l’acquisto al minor prezzo. Insomma, si ha sempre più necessità di ottimizzare i processi organizzativi di una azienda. Sprechi, errori ed orrori possono essere risolti ed eliminati solo con l’ausilio di un mezzo informatico. In una logica aziendale sempre più soggetta al flusso di materiali e informazioni il coordinamento è alla base dei processi decisionali.

L’ERP rappresenta la soluzione a tutti i problemi. Si tratta di un sistema che consente di controllare e gestire tutti i processi aziendali, in quella che è l’ossatura del sistema informativo, organizzativo ed operativo. Se in passato venivano creati stock di prodotti e materie prime per far fronte ad una sempre più crescente domanda, oggi si devono fare i conti con una domanda variabile sempre più. Produrre per il magazzino vuol dire anche eccedere in prodotti non desiderati che poi vengono svenduti.

“L’ERP e la supply chain sono progettati per produrre ed acquistare velocemente solo e soltanto se necessario, eliminando il superfluo e basando tutta la produzione e la logistica sulla domanda pull. Il tutto rende un’azienda moderna un sistema aperto”, spiegano i produttori di appvizer. Nel nuovo Millennio i software ERP, soprattutto nell’ultima decade, hanno assunto un ruolo totalmente centrale all’interno dei processi aziendali.

Nati inizialmente come programmi di gestione di processi dell’area logistico-produttiva, sono poi diventati sistemi integrati e modulari capaci di coprire tutte le aree che così vengono automatizzate e monitorate all’interno dell’azienda, permettendo così agli utilizzatori un’operazione in un contesto grande ma uniforme, a prescindere dall’area applicativa.

Agli ERP si sono poi aggiunti i loro fratelli minori, gli ERP estesi o di seconda generazione (ERP2), che hanno inglobato al loro interno funzioni anche più ampie, utilizzando le nuove tecnologie di comunicazione che consentono il dialogo live con la filiera produttiva e commerciale. Si è creata così una nuova gestione d’impresa in cui è sempre più normale considerare l’azienda come un sistema aperto ma integrato in un processo dinamico col mondo al di fuori di sé.

Proprio i nuovi sistemi informativi in molti casi hanno risolto le singole esigenze operative, favorendo l’evoluzione dell’organizzazione aziendale. Nell’ultimo ventennio hanno poi fatto la loro comparsa, in una continua crescita, gli ERP italiani che, a differenza dei leader internazionali di settore, garantiscono una completa gestione degli adempimenti contabili e fiscali nel quadro di una normativa comunque complessa a livello nazionale, calandosi con precisione nel modus operandi locale, con modelli e processi vicini alle procedure delle imprese italiane che sempre più li adottano.

I processi vengono ottimizzati in due zone: una interna, che coinvolge quanti operano in maniera attiva nelle mura dell’azienda, ed una esterna, che coinvolge tutto il mondo esterni, dagli operatori aziendali, ai consulenti, tecnici, o fornitori, filiali, distributori, fino al cliente. Gli strumenti fondamentalmente utilizzati per il dialogo esterno sono in genere soprattutto portali web aziendali ma anche altri strumenti con diverse procedure che utilizzano EDI, XML, PC Palmari, WEB Service, i centralini VOIP, l’archiviazione digitale integrata e l’integrazione della posta elettronica all’interno dell’ERP, la cosiddetta mail collectors. I maggiori spazi di crescita per la disponibilità delle nuove tecnologie sono le procedure di dialogo tra interno dell’azienda e mondo esterno.

Sono indubbiamente molti i vantaggi nell’utilizzo di software gestionali ERP, dovuti alla centralizzazione di tutti i dati in un unico luogo. Anzitutto va menzionata la notevole riduzione dei tempi di produzione misti a quelli di consegna. Non va dimenticato che parliamo di sistemi di alta tecnologia ma molto flessibili, che permettono l’utilizzazione di un unico sistema ampiamente modificabile in qualsiasi momento.

Tutto il business process, poi, è interamente controllato e monitorato, cosa non da poco conto soprattutto per le grandi imprese. Il fatto che i software abbiano poi funzionalità di controllo interno va tutto a loro favore. Con gli ERP è anche possibile sincronizzare ogni modifica tra tutti i diversi sistemi, come per esempio il marketing, le risorse umane e la finanza, così come per tutti gli altri reparti coinvolti nel processo aziendale. La sicurezza è garantita dall’alta protezione da spionaggio industriale.

I software sono progettati per prendere decisioni appropriate a supporto di dati e informazioni, garantendo una visione globale e totale dei processi. Inoltre, altro grande vantaggio, rende fruibili a tutti gli operatori informazioni sempre in tempo reale, Le stesse informazioni vengono rese disponibili ovunque ed in qualsiasi momento, anche in mobilità grazie a dispositivi quali smartphone, tablet ed altri dispositivi. I dati sono protetti e la loro perdita è ridotta sensibilmente.