Firma digitale: cos’è e come funziona la gestione tramite software

L’evoluzione digitale ha reso sempre più frequenti scambi e rapporti, anche di tipo professionale, da remoto. Quando ci si trova a stringere nuove collaborazioni a distanza, è necessario trovare un modo per sottoscrivere – o far sottoscrivere ai propri clienti – documenti e contratti secondo modalità che abbiano effettivo valore legale e risultino sicure.

La firma digitale è uno strumento nato proprio per questo scopo, per consentire di validare, anche a distanza, documenti informatici di varia natura, dai contratti di lavoro agli atti pubblici.

Per effettuare la procedura in modo semplice, rapido e immediato, è possibile utilizzare un software per la firma digitale come TeamSystem Signature, un programma che consente di autenticare i documenti secondo le modalità stabilite dal Regolamento Europeo eIDAS 2014/910/EU.

Che cos’è la firma digitale

La firma digitale è un’evoluzione della firma autografa. Di questa conserva il valore legale, il riconoscimento univoco del firmatario e l’autenticazione del documento sul quale viene posta. Diverse sono invece la modalità di apposizione della firma e la sua natura.

Una firma digitale non viene eseguita con il semplice inchiostro sul foglio e nemmeno – o non solo – con una penna elettronica su un dispositivo tipo tablet o smartphone, bensì è basata su sofisticati sistemi crittografici che permettono di effettuare un’associazione univoca e non modificabile tra la firma, definita da un codice binario, e il documento digitale che si vuole autenticare.

Come si legge nell’articolo 24 del Codice dell’Amministrazione Digitale, ossia nel Decreto Legislativo 82/2005, ogni firma digitale “deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata”.

La sua funzione è quella di integrare e sostituire “l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”. Inoltre “per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso”, in quanto, in tal caso, la firma risulterebbe non valida.

I software per la firma digitale

I software per la firma digitale rendono tutto il processo semplice ed estremamente rapido. Inoltre, garantiscono elevati standard di sicurezza e assicurano che i documenti sottoscritti siano validi e adeguatamente protetti, grazie a certificati crittografati e non scaduti, alla marca temporale e alla possibilità di conservazione secondo le norme vigenti.

I sistemi più evoluti offrono una vasta gamma di funzionalità aggiuntive e correlate, fondamentali per facilitare il processo di digitalizzazione aziendale e per ottimizzare i processi.

Tra le tante funzioni rientrano la possibilità di caricare direttamente documenti di qualsiasi tipo che necessitano di essere firmati, di censire i firmatari, assegnando loro il tipo di firma più idoneo, di impostare diversi tipi di permessi per chi utilizza il sistema direttamente o attraverso altri gestionali, e via dicendo.

Quali tipologie di firme digitali possono essere utilizzate tramite i software

I software più evoluti consentono di sfruttare tutte le tipologie di firma definite dal Regolamento Europeo, ossia:

• La FES o Firma Elettronica Semplice, sia grafometrica sia da remoto;
• La FEA o Firma Elettronica Avanzata, anche in questo caso grafometrica o remota;
• La FEQ o Firma Elettronica Qualificata, 1Shot, triennale o automatica.

La scelta del tipo di firma deve essere effettuata tenendo conto della tipologia di documento da sottoscrivere e del livello di sicurezza e protezione che si desidera assegnargli.

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