Le aziende moderne hanno senza alcun dubbio una marcia in più rispetto a quelle di qualche anno fa. Le nostre realtà, infatti, possono contare sulla spinta delle nuove tecnologie e su una serie di software, come project portfolio management, che è molto utile nella gestione di un insieme di progetti all’interno dell’azienda. Inoltre, grazie a servizi come appvizer, è possibile conoscere e comparare i vari software che possono essere utilizzati all’interno dell’azienda.
Innanzitutto cominciamo col dire che un portfolio è l’insieme dei progetti e programmi che vengono gestiti da un’organizzazione. Un portfolio può essere composto da più programmi ed i progetti all’interno del portfolio possono ovviamente essere diversi tra loro, a differenza dei programmi che sono invece formati da progetti correlati.
Con queste premesse è semplice capire come il Project Portfolio Management riguardi la gestione coordinata di progetti e programmi per raggiungere specifici obiettivi di business.
Il portfolio management definisce le priorità in base agli obiettivi di business, e partendo da queste favorisce la scelta dei programmi e progetti da realizzare per creare valore di business, del livello di rischio e delle risorse da impiegare. Se il project management ha come obiettivo quello di gestire correttamente i progetti, il portfolio management serve a “scegliere i giusti progetti”. Si tratta dunque di uno strumento molto prezioso per le aziende, utile ad ottenere il buy-in di tutte le parti interessate in un’organizzazione.
Il Portfolio Management consente a varie parti interessate di avere un quadro più ampio su quanto sta accadendo. Consente, inoltre, di ottenere feedback coerenti, comprendere, gestire e mitigare i rischi, dando così meno spazio a possibili discordanze che possono spesso essere la rovina della gestione di progetti di successo. Una buona gestione del portafoglio di progetto migliora quindi la trasparenza, la governance e le responsabilità.
Per avere successo un’azienda ha bisogno di una strategia aziendale adeguata che sia alla base della gestione del portafoglio di progetti di successo.
La strategia si riferisce alla direzione e alla portata a lungo termine di un’organizzazione. Grazie alla strategia è possibile lavorare verso gli obiettivi di crescita e vantaggio competitivo.
Tale strategia, per funzionare, deve essere supportata dai piani di implementazione. Sono piani che prendono in considerazione le capacità e le risorse dell’organizzazione, le minacce esterne, nonché le metriche di successo. In sostanza bisogna evitare di fare il passo più lungo della gamba. Si può avere la strategia migliore del mondo ma se non ci sono i mezzi per realizzarla quella strategia non ha valore.
Per questo motivo è fondamentale la scelta del software adatto alle proprie esigenze. Spesso, infatti, l’assenza di software integrato che combini i dati provenienti da varie fonti in un unico quadro generale, impedisce alle organizzazioni di realizzare appieno i vantaggi del PPM.
Quando si valutano le soluzioni di software, è necessario cercare un sistema facile da implementare e utilizzare. E’ indispensabile farlo per garantirne l’adozione in modo semplice ed il corretto utilizzo da parte degli utenti finali.
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