Microsoft Office è di certo la suite di applicazioni desktop, server e di servizi di tipo office automation (software di produttività personale) più utilizzata in tutto il mondo (attualmente si contano oltre 1,2 miliardi di utenti) grazie al suo vasto comparto di programmi che dall’agosto del 1988 ha rivoluzionato il modo di lavorare e progettare.
Chi ha vissuto a cavallo degli anni ’90 ha avuto modo di utilizzare Office principalmente per scopi didattici, per creare presentazioni e ricerche. Tuttavia, Office offre molto di più di un semplice strumento di lavoro, e se usato con le giuste conoscenze, si può arrivare a creare qualcosa di serio. Non parliamo dei sistemi per creare colonne o cambiare la dimensione del testo, ma di 11 trucchi per trasformare Microsoft Word nel compagno perfetto.
Microsoft Word: aumentare la produttività con 11 trucchi
1. Quick Styles
Con Quick Styles non dovrete più perdere altro tempo nel modificare le caratteristiche e lo stile di ogni documento. Infatti, vi basterà salvare la vostra formattazione preferita ed applicarla ad ogni tipo di testo in pochi secondi.
2. Funzione Spike
La cosa più frustrante quando si lavora con Word, è che a volte può diventare necessario dover selezionare più porzioni di testo contemporaneamente, cosa che apparentemente sembrerebbe impossibile. Tuttavia, la funzione “Spike” di Word, consente di raccogliere differenti selezioni e incollare tutte insieme in una nuova posizione.
3. Mostra o nascondi segni di formattazione
In alcuni casi può risultare difficile capire il motivo per cui la formattazione che è stata applicata non venga visualizzata. Per poter superare questo problema, è possibile utilizzare i segni di formattazione, che possono essere molto utili quando vogliamo applicare ad un testo un determinato layout. Tuttavia, possono essere fastidiosi alla vista, per questo motivo, una volta mostrati possono essere anche nascosti.
4. Disattivare le auto-correzioni
Nonostante il vasto dizionario di Word, esistono numerose parole e termini che sono sconosciute a Microsoft, soprattutto quelli scientifici. Per default Word, ogni volta che non riconosce una parola, tende a cambiarla, facendoci perdere tempo nel rimodificarla. Fortunatamente, esiste un sistema per disattivare le auto-correzioni.
5. Condividere un documento in tempo reale
Chi utilizza Word principalmente per lavoro, sa quanto può essere utile poter collaborare con un collega per ottimizzare al meglio un documento. Con la funzione di Condivisione è possibile “inviare” un file ad uno o più colleghi per lavorarci in contemporanea. La nuova versione di Word consente di mantenere una copia del testo originale (creato dal 1° utente) all’interno di OneDrive, mentre una seconda copia diventa modificabile da altre persone. Questo permette anche di accedere ad un documento da differenti dispositivi, in modo da poterlo modificare in qualsiasi momento.
6. Visualizzare due documenti side-by-side
Molte volte si può avere bisogno di mettere a confronto due documenti di testo, che fino ad oggi avrete dovuto aprire in due finestre separate. Tuttavia, esiste un trucco che permette di visualizzare due documenti in unica finestra, in modo da poterci apportare le modifiche in un colpo solo.
7. Scorciatoie per la tastiera personalizzate
Le combinazioni di tasti della tastiera possono essere molto utili per velocizzare le varie operazioni e Word ne possiede molte di default. A quelle predefinite, è possibile assegnare o modificare i collegamenti testuali mediante l’assegnazione di tasti di scelta rapida per un determinato comando, carattere, font o simbolo usato frequentemente. Inoltre, è possibile rimuoverle quando non saranno più utili.
8. Ottenere maggiori informazioni su un documento
Osservando la barra di stato presente in basso, è possibile ottenere informazioni inerenti il numero di parole scritte nel documento, ma non solo. Infatti, accedendo all’opzione “Conteggio Parole” si possono visualizzare maggiori informazioni, selezionando ciò che si vuole esattamente sapere.
9. Creare contenuti riutilizzabili
In Word esiste una sezione, definita “raccolta parti rapide”, all’interno della quale è possibile creare, archiviare ed individuare parti di un contenuto riutilizzabili, incluse voci di glossario, campi e proprietà di un documento, come titolo e autore. Con questo sistema si può così risparmiare tempo nel creare frasi o paragrafi, avendoli a disposizione in qualsiasi momento.
10. Personalizzare elenco ultimi file aperti
Word offre un livello di personalizzazione estremo, che, tra l’altro, comprende anche la lista dei “Documenti recenti”. Nel caso in cui abbiate bisogno di aprire più volte uno o più documenti, per un semplice consulto, è possibile creare dei collegamenti per accedervi rapidamente. Si può anche decidere di eliminare un dato documento da questa lista o semplicemente modificarne il numero.
11. Testare la leggibilità di un documento
Oltre al controllo ortografico e grammaticale, è possibile scegliere di visualizzare le informazioni sul livello di leggibilità di un documento da parte di terzi, inclusi i risultati ottenuti da alcuni particolari test. Questo sistema consente di essere sicuri al 100% che il testo sia appropriato per il pubblico.
Microsoft Office è disponibile per i sistemi operativi desktop Windows e Mac OS X, oltre alle applicazioni di Office 365 scaricabili su iOS, Windows Phone, Android e Symbian.
