La follia delle riunioni: perché ci fanno stare peggio (e come evitarlo)
Quando pensiamo alle riunioni che non funzionano — quelle che si moltiplicano per “rimediare” ai problemi creati da altre riunioni — tutto parte da una domanda semplice e spesso dimenticata: perché ci riuniamo?
Nelle organizzazioni moderne le riunioni sono onnipresenti. In media, i manager trascorrono fino a 23 ore a settimana in riunioni, molte delle quali vengono percepite come poco utili o addirittura controproducenti. Il paradosso è noto: riunioni inefficaci generano altre riunioni, in un circolo vizioso che consuma tempo ed energie.
Per anni le riunioni non sono state nemmeno oggetto di studio. Solo dal 2015, con la nascita della cosiddetta Meeting Science, la ricerca ha iniziato a indagare seriamente come e perché le riunioni influenzano il lavoro e il benessere.
Riunioni e benessere: un rapporto ambivalente
Gli studi più recenti, soprattutto quelli condotti durante e dopo la pandemia, mostrano un quadro complesso. Come spiega Willem Standaert, professore all’Università di Liegi, le riunioni possono:
- nuocere al benessere, aumentando stress, burnout e intenzione di lasciare l’organizzazione;
- rafforzare il coinvolgimento, il senso di appartenenza e l’impegno, se ben progettate.
Il problema, quindi, non è la riunione in sé, ma il modo in cui viene concepita, gestita e vissuta.
L’era delle riunioni virtuali: nuove opportunità, nuove fatiche
Il lavoro da remoto ha reso le riunioni virtuali la norma, introducendo però nuove fonti di affaticamento:
- sovraccarico cognitivo
- iperconnessione
- confini sempre più sfumati tra lavoro e vita privata
Allo stesso tempo, le riunioni online possono favorire la continuità delle relazioni e una maggiore chiarezza sui ruoli. Tuttavia, non tutti le vivono allo stesso modo.
Il nodo delle disuguaglianze
Una delle scoperte più rilevanti riguarda il tempo di parola:
le donne dichiarano maggiori difficoltà a partecipare alle riunioni virtuali rispetto a quelle in presenza.
Tra le cause:
- interruzioni più frequenti
- invisibilità sugli schermi condivisi
- difficoltà nel leggere i segnali non verbali
- doppio carico mentale quando si lavora da casa
Paradossalmente, ciò che dovrebbe democratizzare la partecipazione può rafforzare le disuguaglianze se non viene gestito con consapevolezza.
Progettare le riunioni, non subirle
La soluzione non è eliminare le riunioni, ma progettarle meglio. Tutto inizia dalla chiarezza dello scopo.
Secondo gli studi di Standaert e Arnaud Stiepen, le riunioni hanno quattro obiettivi principali:
- Condividere informazioni
- Prendere decisioni
- Esprimere emozioni o opinioni
- Costruire relazioni di lavoro
Ogni obiettivo richiede modalità diverse: vedere i volti, ascoltare le intonazioni, osservare le reazioni o collaborare su documenti. Non esiste un formato unico ideale (online, in presenza, ibrido): il formato va scelto in funzione dell’obiettivo, non per abitudine.
Piccole leve per riunioni più sane
La ricerca individua alcune pratiche semplici ma efficaci per migliorare l’esperienza collettiva:
- Condividere in anticipo un ordine del giorno chiaro e i materiali, per favorire contributi informati
- Strutturare la partecipazione, con turni di parola, chat anonime o modalità “round robin”
- Moderazione attiva, per bilanciare gli interventi e prevenire esclusioni
Questi accorgimenti riducono lo stress, aumentano il senso di equità e migliorano la qualità delle decisioni.
Le riunioni come specchio della cultura organizzativa
Le riunioni non sono mai neutre: riflettono la cultura aziendale, le dinamiche di potere e le priorità implicite.
- Dove parlano solo le voci più forti, difficilmente l’organizzazione sarà inclusiva.
- Dove le riunioni sono curate, ascoltate e rispettose, possono nascere co-creazione, fiducia e innovazione.
L’obiettivo, quindi, non è avere meno riunioni, ma riunioni migliori:
che rispettino il tempo e l’energia di tutti,
che diano spazio a ogni voce,
che rafforzino la connessione tra le persone.
In questo senso, ripensare le riunioni significa prendersi cura — concretamente — del benessere sul lavoro.
