Oggi quando si parla di programma per fatture si sottintende l’utilizzo della fatturazione elettronica, che di fatto è diffusa nella gran parte delle attività imprenditoriali, per legge o per scelta del singolo imprenditore. In commercio sono disponibili numerosi programmi per la fatturazione, più o meno complessi; cerchiamo di capire quali siano le caratteristiche essenziali per un software di questo genere, in modo che la scelta all’interno di ciò che il mercato ci propone sia più semplice e consapevole.
Cosa fa un programma per la fatturazione
Un programma per fatture dovrebbe consentire di rendere più veloce e scevro da errori l’intero processo di fatturazione. Le principali opportunità disponibili oggi in commercio consentono di ottenere risultati, permettendo all’utilizzatore di creare un archivio delle anagrafiche di clienti e fornitori. In questo modo, la compilazione dei documenti avviene in modo automatizzato, almeno per alcuni dei campi da compilare. Non solo, la velocità si ottiene anche attraverso la gestione dell’invio e del pagamento delle fatture da parte del software stesso. Soprattutto in una prima fase di utilizzo delle fatture elettroniche, per molti professionisti la fase di invio al Sistema di Interscambio è risultato particolarmente ostica: un buon programma per fatture si occupa in autonomia di tale fase del processo. Non solo, alcuni software consentono anche di attivare un invio automatico dei solleciti, per quei clienti che tardano a saldare “il conto”.
La comodità di eliminare l’archivio
Un altro elemento importante introdotto dall’utilizzo della fatturazione elettronica riguarda la possibilità di eliminare gli archivi fisici, quelli che per decenni hanno conservato centinaia di fatture delle aziende. Un buon software deve occuparsi anche di questo compito, archiviando tutte le fatture emesse e conservandole per 10 anni; possibilmente lo dovrà fare sul cloud, perché tali fatture siano consultabili facilmente, senza rischio di essere manomesse o smarrite. Per quelle aziende che ancora oggi usano le fatture di tipo tradizionale, esistono anche dei programmi per fatture che consentono di archiviare, nel medesimo archivio, sia le fatture elettroniche ricevute, sia quelle tradizionali emesse. Una vera comodità che riduce anche i tempi correlati a report, controlli e verifiche di vario genere.
Integrato alla gestione contabile
I programmi per fatturazione evoluti oggi, disponibili in commercio, consentono anche di effettuare una serie di altri compiti, in tempi brevi e senza errori: a partire dalla possibilità di integrare il sistema di fatturazione in un più ampio software di gestione contabile, attento alle scadenze, ai pagamenti e alla gestione di cassa. Tra le altre funzionalità ci sono gli aggiornamenti regolari con i nuovi codici tributo e soluzioni alle problematiche dell’ultimo minuto, con un supporto sempre disponibile. Un buon programma si utilizza senza problemi sin dal primo giorno, con interfacce intuitive e adatte anche al piccolo imprenditore, che non ha grande dimestichezza con la contabilità. Il funzionamento in cloud è poi ormai necessario, perché garantisce la possibilità di accedere al sistema di gestione dei documenti da internet, senza essere presenti sul posto di lavoro e senza particolari installazioni: è sufficiente avere le credenziali di accesso all’interfaccia per poter controllare un documento, scaricarlo o verificare un pagamento.
